Come organizzare un congresso perfetto in 8 step

Organizzare il catering, la location e gli allestimenti di un congresso può rivelarsi un’impresa mastodontica, trattandosi di un evento che include un alto numero di invitati. 

Quindi, andiamo a vedere come organizzarne uno in modo semplice e impeccabile! 

 

Organizzazione congressi: 8 step fondamentali 

 

1. Fissare il budget  

Così, potrai determinare le tue priorità e i tuoi obiettivi, anche attraverso la suddivisione in mini-budget di ciascun aspetto dell'evento – come location, catering o alloggio. 

 

2. Scegliere il tema 

Oltre a ciò, non dimenticarti di scegliere un tema o un messaggio unificante che possa ispirare i partecipanti e stimolare il networking. 

Per farlo, basati sul settore e sulla cultura aziendale, assicurandoti che tutti gli aspetti dell’evento riflettano il tema scelto. 

 

3. Creare una mappa dell'evento 

Poi, ti consigliamo di utilizzare un software di gestione e creare un layout digitale che ti permetta di tenere traccia di: 

  • Numero degli ospiti; 

  • Talk e conferenze; 

  • Disposizione dei posti a sedere; 

  • Esigenze alimentari. 

 

4. Identificare la location 

Mentre, per trovare la location più adatta, presta attenzione a: 

  • Costi; 

  • Posizioneaccessibile a tutti; 

  • Dimensioni in base al numero di partecipanti; 

  • Atmosferaa seconda del tema; 

  • Servizi audio o video, Wi-Fi veloce, intrattenimento. 

Invece, se sei indeciso sulla località, tieni presente che il Canton Ticino si è aggiudicato il riconoscimento di miglior destinazione Svizzera per il turismo d’affari! 

 

5. Affidarsi al giusto servizio di catering 

Per quanto riguarda il servizio di catering, ti consigliamo di affidarti a un fornitore che abbia una vasta esperienza in ambito di congressi. 

Il catering di un congresso, infatti, non include solo i menù di pranzi e cene, ma anche i cibi dedicati alle pause, con soluzioni come: 

  • Aree caffè; 

  • Macchine per i popcorn; 

  • Cookie bar e mix bar. 

 

6. Fare attenzione alle esigenze dietetiche 

Un altro step fondamentale è quello di comunicare al team di catering le esigenze alimentari dei tuoi ospiti, assicurandoti di offrire opzioni alternative e deliziose per qualsiasi allergia, intolleranza o necessità dietetica. 

 

7. Pensare all’intrattenimento 

Coinvolgere gli ospiti anche dopo i talk e le conferenze può fare la differenza. Alcune idee potrebbero essere quelle di proporre: 

  • Pianisti, cantanti, DJ, comici o illusionisti; 

  • Stand di realtà virtuale; 

  • Cacce al tesoro; 

  • Team building interattivo – come un’Escape Room. 

 

8. Puntare sull’ecosostenibili 

Infine, per rendere l’evento ecosostenibile, ti consigliamo soluzioni come: 

  • Piatti, bicchieri e posate riciclabili; 

  • Un piano di compostaggio per i rifiuti organici. 

 

Ogni evento nasconde un sogno, una visione, un’esigenza, un obiettivo: contattaci subito per trovare la giusta combinazione di piatti, allestimento, location e animazione.

Tu lo sogni, noi lo realizziamo!

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