Come organizzare un congresso perfetto in 8 step

Per farlo, basati sul settore e sulla cultura aziendale, assicurandoti che tutti gli aspetti dell’evento riflettano il tema scelto. 

3. Creare una mappa dell'evento 

Poi, ti consigliamo di utilizzare un software di gestione e creare un layout digitale che ti permetta di tenere traccia di: 

• Numero degli ospiti; 

• Talk e conferenze; 

• Disposizione dei posti a sedere; 

• Esigenze alimentari. 

4. Identificare la location 

Mentre, per trovare la location più adatta, presta attenzione a: 

• Costi; 

• Posizione – accessibile a tutti; 

• Dimensioni – in base al numero di partecipanti; 

• Atmosfera – a seconda del tema; 

• Servizi – audio o video, Wi-Fi veloce, intrattenimento. 

Invece, se sei indeciso sulla località, tieni presente che il Canton Ticino si è aggiudicato il riconoscimento di miglior destinazione Svizzera per il turismo d’affari! 

5. Affidarsi al giusto servizio di catering 

Per quanto riguarda il servizio di catering, ti consigliamo di affidarti a un fornitore che abbia una vasta esperienza in ambito di congressi. 

Il catering di un congresso, infatti, non include solo i menù di pranzi e cene, ma anche i cibi dedicati alle pause, con soluzioni come: 

• Aree caffè; 

• Macchine per i popcorn; 

• Cookie bar e mix bar. 

6. Fare attenzione alle esigenze dietetiche 

Un altro step fondamentale è quello di comunicare al team di catering le esigenze alimentari dei tuoi ospiti, assicurandoti di offrire opzioni alternative e deliziose per qualsiasi allergia, intolleranza o necessità dietetica. 

7. Pensare all’intrattenimento 

Coinvolgere gli ospiti anche dopo i talk e le conferenze può fare la differenza. Alcune idee potrebbero essere quelle di proporre: 

• Pianisti, cantanti, DJ, comici o illusionisti; 

• Stand di realtà virtuale; 

• Cacce al tesoro; 

• Team building interattivo – come un’Escape Room. 

8. Puntare sull’ecosostenibilità 

Infine, per rendere l’evento ecosostenibile, ti consigliamo soluzioni come: 

• Piatti, bicchieri e posate riciclabili; 

• Un piano di compostaggio per i rifiuti organici.