Come organizzare un convegno perfetto: la guida definitiva

Il convegno è uno degli eventi aziendali che richiedono maggiore coordinazione e step organizzativi.

Andiamo a vedere insieme come organizzarne uno impeccabile!

Convegno o congresso: qual è la differenza?

Prima di cominciare, chiariamo la differenza tra due eventi aziendali spesso confusi – il convegno e il congresso:

• Il congresso è un incontro periodico di ampia portata che coinvolge numerosi partecipanti uniti dagli stessi interessi professionali. Ha una durata di più giorni e mira ad accrescere le competenze dei partecipanti;
• Il convegno – o seminario – è invece una riunione non periodica fra un numero più ristretto di specialisti di un settore e mira a discutere argomenti di interesse comune.

Abbiamo già visto insieme come si svolge l’organizzazione di un congresso – e tra poco vedremo come i due eventi hanno molti aspetti organizzativi in comune.

6 step per organizzare un convegno di successo

1. Stabilire l’obiettivo dell’evento

In primis, vi consigliamo scegliere un obiettivo, un tema e un messaggio unificante che possano delineare il target di riferimento e le modalità di svolgimento dell’evento.

Per farlo, basatevi sul settore di riferimento e sui relatori che vorreste invitare, assicurandovi che tutti gli aspetti dell’evento agevolino l’obiettivo di fondo – sia che tratti di networking, brand awareness, divulgazione o lancio di un nuovo prodotto.

2. Fissare il budget

Successivamente, stilate un budget che tenga conto dell’obiettivo e del tema dell’evento, suddividendolo in mini-budget dedicati a ciascun aspetto – tra i quali:

• La location e gli strumenti;
• I fornitori e il catering;
• I trasporti e il pernottamento;
• Il compenso dei relatori;
• La promozione dell’evento.
  
  

3. Pensare al programma e alla logistica

Un altro step fondamentale è quello di occuparsi del programma e della logistica generale – che includono:

• La scelta dei relatori e del moderatore;
• La scaletta degli interventi;
• I dépliant da distribuire ai partecipanti;
• La gestione dell’arrivo e del pernottamento dei partecipanti.
  
  

4. Scegliere la location

La ricerca della location rappresenta un pilastro sul quale non potete permettervi errori.

Un esempio di location perfetta per l’organizzazione di convegni ed eventi aziendali è Suglio 1908, il polo dell’innovazione a pochi minuti da Lugano, che offre:

• Una posizione centrale e accessibile;
• Diverse sale meeting e due auditorium attrezzati per convegni ed eventi aziendali;
• Servizi audio-video e Wi-Fi veloce;
• Ambienti luminosi, insonorizzati e ben allestiti.

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5. Affidarsi a un buon servizio di catering

Quanto al servizio di catering, vi suggeriamo di chiedere il supporto di un partner che abbia un’ampia esperienza in ambito di convegni.

Il servizio offerto dall'universo gastronomico di Suglio 1908 rappresenta sicuramente una garanzia. Questa location, infatti, include:

• Un’area self-service;
• Un elegante ristorante à la carte;
• Un bar con parco esterno;
• Un eccellente servizio di catering per eventi.
  
  

6. Optare per un concept sostenibile

Infine, vi consigliamo di rendere il vostro evento ecosostenibile, in modo tale che abbia il minor impatto possibile sull’ambiente e promuova pratiche sostenibili – come:

• La riduzione degli sprechi – attraverso l’utilizzo di piatti, bicchieri e posate riciclabili;
• Il coinvolgimento di fornitori locali e sostenibili;
• La scelta di materie prime e prodotti a km zero;
• Un piano di compostaggio per i rifiuti organici.

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